「この会に私は参加をする必要があるのだろうか」

「どんな内容の話をするのだろうか」

会によっては何が話し合われるのか具体的に想像がつかない場合もあり、参加した後に「なんだか、何を話していたのかよく分からなかった」「忙しい中、せっかく時間を開けたのにな」ということもしばしばあるのではないでしょうか。

それは、主催者や参加者の目的意識の違いから生じているのかもしれません。ふわっとしたことを話したい人、より具体的な議論を詰めたい人、具体的な情報を欲しい人など温度差はあるでしょう。

定期的に参加者からのフィードバックをもらい、改善を続ければ参加者の満足度が高い会議にしていくことができるのではないでしょうか。

・会議をなくしたり減らしたり効率化することは必要だと思いますか。また、それはなぜですか

無駄な会議が多いと、そのスタッフの時間を奪うことになります。会議に出ればその分、その他の作業時間が遅れ、残業をすることにも繋がります。それは、スタッフやその家族の大切な時間を奪うことになります。

あまりにも残業等が積み重なると健康を害する場合も出てきます。特に外資系企業などに勤務をしていて本社や支店等と時差がある場合はより体力が削られます。

その会に参加をしている人の時間、労力などを奪っているという意識を忘れない事が重要でしょう。

・本当に必要な会議と、無駄な会議の線引きはどこあると思いますか

なるべく参加人数を絞り、チームなどを作って、管理職の人がすべての会議に出なければならないという状況を減らす必要があるでしょう。

無駄な会議の線引きも参加者のモチベーションや状況によって異なります。入ったばかりの新入社員にとってはすべてが学びになるかもしれません。在宅勤務の場合は意識して会議や発言の場所を作ってあげたほうがよい場合もあるでしょう。しかし、管理職の人の場合はその反対で、あまりにも多くの会議に出ることを減らす必要があるように感じます。

・無駄な会議はどうしたらなくしたり減らしたり効率化することができるとおもいますか

会議をする前にあらかじめテーマ、決めるべきこと、参加すべき人、所要時間などをきちんと準備をしておき決めておくことで効率化できる可能性が高まります。

話し方も結論から伝え、理由や事例などを言うなど発言者の話し方を工夫することもできるでしょう。

また、誰かが話した内容を箇条書きにするなど、簡単にまとめておくとその会議で何を話し、何を決めたのか、出席できなかった人も把握をすることができます。

・会議とはいったい何でしょうか

会議とは関係者が集まり、議題に関して意見交換や審議をし、合意などの意思決定をすることを意味します。

これに対して集まりはもう少し広義で会、会合、会議、集会、寄り合い、集まり、ミーティング等を指します。何かを相談したり、話し合ったりするために、人々が一つの場所に集まることになります。

ママ友やパパ友、旧友との会合は特に目的もなくダラダラと楽しい時間を過ごすこともあるでしょう。こちらは特に議題を設定する必要もなく、話す順番もポンポン飛んでもよく、内容もくだらない話でもよいわけで、終わりの時間なども決めておく必要もないでしょう。同じ時を楽しく過ごすことに意味があるのですからです。

この2つを混同していると、会議と目的もない集まりがぐちゃぐちゃになります。あらかじめ設定者がどちらの目的で設定するのかを明示しておくと誤解や混乱がないように感じます。

#日経COMEMO #その会議必要ですか