コロナ禍となり、オフィスのあり方が変わり始めてからちょうど1年となりました。これまでオフィスに集まるのがベースだったPeatixも、リモートワーク中心となり、1つの場所に皆で集まる機会はこの1年間ありませんでした。

日経の記事にも掲載されていましたが「IT（情報技術）関連業種を中心に採用後もテレワーク原則の就業とし、本社オフィスをなくす「フルリモート」の企業も相次ぐ。」と言います。

本社オフィスをなくす動きが出ている状況の中、オフィスの存在意義は何なのか、どういう形が求められているのを今回は考えていきたいと思います。

オフィス縮小・拡大の二極化

従業員全員をフルリモートワークに移行する企業もIT関連のスタートアップを中心に出ている一方で、最近では一旦縮小していた企業がオフィスを拡張する傾向も出ているといいます。拡張する理由としては、

テレワーク優先に切り替えてみて、若手の従業員教育の難しさなどの課題がみえてきた」と分析する。

とのことで、オンラインだけではフォローが仕切れない課題を抱える企業も出てきているのです。

また、オフィスを持つことをやめて、シェアオフィスに移転する企業も出てきており、今後もオフィスの縮小・拡大は企業ごとに考えていくべき大切な事案になっています。

リモートワークが抱える課題

リモートワークを進めていく上で最大の課題は社員同士の「コミュニケーション」だと思います。こちらの記事にも書かれていますが、直接会わない状況であることでコミュニケーションが滞ってしまうケースも出てきているようです。

1年前までは出社するのが当たり前で、顔をつきあわせているためか、連携も緊密だったように思います。社員から上司に相談があれば、上司から人事担当へ、人事担当から産業医へと案件の伝達も迅速でした。これが滞るようになったと感じています。

先ほど紹介した記事に書かれていましたが、ダイナミックプライシングシステムを提供している「空」では、オフィスをなくしシェアオフィスに移転後、「オフィスをなくしたからこそ、人と人をつなぐ役目は重要だ」という考えからテレビ会議で従業員の相談相手になる「コミュニティマネージャー」を新たに採用しています。

社員とのコミュニケーションをどのように設計していくのかは、特にリモートワークを中心にする企業にとって、取り組むべき大きな課題になっているのです。

コミュニケーション設計の取り組み

Peatixでも基本がリモートワークという状況が続く中、チームメンバーとのコミュニケーションに関しては様々な取り組みをしています。特に弊社はメンバーが6ヶ国(現在では基本がリモートワークなのでメンバーの人数だけ拠点がある状況ですが）におり、コロナ禍前からコミュニケーションの設計には様々な取り組みをしていました。

メンバー同士のテキストコミュニケーションはSlackを、ProjectマネジメントはGitHubを、会話・ミーティングはZoomを活用し、離れていることが前提であるからこそ出来る限りオープンなコミュニケーションを心がけるようにしています。

全社メンバーがオンラインで集まるミーティングは、コロナ禍前は2週に1回でしたが、コロナ禍以降は週1回開催に切り替えました。全社のビジネス状況含め、毎週コミュニケーションが取れる場を設けることで、不安な状況の中少しでもつながりを感じられるようにしています。

また、各セクションごとの定期的なチームミーティング、プログラムごとの定期ミーティング、そしてマネージャーとメンバーの定期的な1対1のミーティングがオンラインで開催されています。ひとところに集まることが難しいからこそ、コミュニケーションの機会を増やし、何かあった場合にもすぐにコンタクトが取れるメンタリティでいれることが大切だと考えています。

また、最近ではoViceというバーチャルオフィスサービスを活用し、オンライン上のPeatixオフィスに時々顔を出し、その場に来ているPeatixメンバーと話したり、オンライン飲みを開催したりしています。この時代だからこそのつながりを感じることが出来る貴重なコミュニケーションの場になっているのです。

↑ 左のiPadがoViceのPeatixオフィス。仕事中も画面が見れるようにしておくことでバーチャルオフィスに誰が来ているかが見れる状態に。リアルなオフィスに近い感覚になります。

オフィスの意義

オンラインがメインとなる中で、ちょうど半年前に"思いを大切に育て孵化させる「これからのオフィスの意義」"というタイトルで日経COMEMOで記事を書いたのですが、その中でオフィスの価値を下記のように定義しています。

私はオフィスはオンラインでのコミュニケーションでは代替出来ない価値を提供する場になっていく必要があると考えています。具体的にはオフィスは「濃度の高いコミュニケーション」の場であり、結果「心理的安全性を高める」ための場になっていくのではないでしょうか。

この考えは今も変わっていません。濃度の高いコミュニケーションの場としてやはり実際に集まれる場は必要ですし、チームのメンバーに実際に会えた時に喜びを大いに感じます。また、オンラインとは違い五感を使って相手に向き合えることによる情報量の多さ・深さを体感しています。

「場」ごとの特徴を把握し選択する時代に

リアルな場という意味では、現在Peatixの日本チームでは恵比寿の東京オフィスに加え、渋谷スクランブルスクエア15階にあるSHIBUYA QWSの提携パートナーとして、QWS内にサテライトオフィスがあります。また、「サービス付小規模オフィス」という位置付けで展開するH1Oの渋谷神南にも現在トライアルで入っております。

会員制の産業交流施設であるSHIBUYA QWSでは、集まる会員の皆様が様々なプロジェクト活動を行っています。(もちろんしっかりとウイルス対策をした上で）QWSに行くたびに様々な新しい出会いがあり、熱量を感じるのです。この熱量は新たな考えを生み出す上でもとても大事な刺激となっていますし、つながりが重要な意味を持つこの時代だからこそ新しい出会いを生み出すQWSの場の意義はとても大きいと考えています。

H1Oは、QWSと比べるとPeatixの専用スペースが広いので、Peatixメンバーが安心して集まることが可能となっています。また、サービス付小規模オフィスと謳っているH1Oは、小規模な専用スペースを持ちながら、ラウンジやイベントスペース、カフェ、屋上スペースなどリラックスして過ごすことが出来る共有スペースが多くあります。専用スペース以外の共有スペースがあることで気分を変えて仕事をすることも可能ですし、集まったメンバーとラウンジでリラックスして話すことも出来、結果として議論が深まりやすい場だと感じています。

新しい出会い・刺激を生むSHIBUYA QWSと、チームメンバーが集まりリラックスし仕事に集中出来るH1Oとそれぞれ違う特徴があるのです。

このようにオフィス、リアルの場が持つ意味はその場によって変わります。企業によっては以前のように全社員が集まれるオフィスではなく、目的ごとに複数の小規模なスペースを持ち、社員が目的(出会い、リラックス、集中など）に応じて自宅やバーチャルオフィス含め自由にオフィススペースを選択出来るようになっていくのが時代に合った形なのではないかと考えています。

今後もオフィスの意義、場の持つ価値を考えていきたいと思います。H1Oはまだ利用開始したばかりなので、QWSやoVice含めどのように場を活用していくのが良いか色々と試しまたアップデートしたいと思います。