あなたの仕事が遅い理由
今日は、仕事が遅い人について話していきたいと思います。
ちょうど新卒入社した人の中でも仕事の出来、不出来で差がでる時ですし、何かしら参考になれば幸いです。
自分で言うのもなんですが、私は比較的仕事がはやいほうだと思います。仕事が遅い人の特徴と仕事がはやくなるためのちょっとしたアドバイスについて今日は解説したいと思います。
(1) メールの返信、は仕事の出来不出来の象徴
メールの返信って仕事の出来不出来の象徴だ、っていう話なんですが、
仕事が早い人、できる人は、総じて、メールの返信スピードがはやいです。
私もたまに早すぎて驚かれることがあります。
これは、もともと早かったというわけではなく、新卒で入った外資系投資銀行で、徹底的にメールの返信速度を叩き込まれました。今では考えられないですが、当時の私がいた会社は寝てる時間以外は、30分以内に返信するルールでしたね。
メールの返信ってすぐその場で返信すれば数分しかかからず、大した仕事じゃないのに、メールの返信を何十通もためてしまうとそれだけで数時間とられてしまいます。
大した仕事でもないのに、その大したことない業務処理に数時間もかかってしまうわけです。
その場で返信してしまったほうがよいです。確認だけして、返信は後で、という人もいますが、それだと同じメールの文面を2度見ることになるので無駄な時間が発生してしまいます。
これってメールの返信だけではなく他の業務処理にも言えることです。
メールの返信だけでなく、すぐに終わる仕事、例えば、5分くらいで終わる仕事はその場で、終わらせてしまうのがいいと思います。
例えば、私にも部下などが今ちょっといいですか、とデスクに来るときがあるんですが、こういうのはその場で時間作って終わらせるようにしてます。
後で時間とって、とかやってるとどんどん仕事が溜まっていきます。
細かい些細な仕事、特に付加価値の高くない労働集約的な業務を溜めないことです。
付加価値の低い業務に使う時間を減らす工夫はいくつかあります。
例えば、メールに関して言うと、私は、同じメールはなるべくうたないようにしてます。具体的には、テンプレート化します。どのメールソフトでもだいたい定型文の登録ができます。
エクセルなども、使用する頻度が高いのであれば、ショートカットなど覚えることで、業務効率はグンと向上します。
(2) 無駄働きが多い。
これ、ほんと無茶苦茶多くて、たまに私も社内で怒ってしまうんですが、付加価値の出ない、結果に繋がらない業務に無意識のうちに多大な時間をつかっている。そして、仕事をやった気になっている人が無茶苦茶多いんです。
仕事が遅い理由の一つに無駄な仕事をしていることが考えられます。
で、ひどいのが本人が会社に対して無駄な時間を消費しているのに気づいていないんですよね。
だって、本人の給料は時間を無駄に消費してもすぐには減少しないですよね。全て会社が泥をかぶる、というか、会社がその無駄を負担していることになるんですよ。
例えば、ミーティングの時間なんかも、無駄に浪費している人多いです。大したこと決めてないのに、大して進捗ないのに、ミーティングいっぱいして、議論いっぱいして、お腹いっぱい、仕事した気になっている人がいかに多いことか。
外出での打ち合わせも気をつけてください。往復の移動時間含めて3時間っかかるものがオンラインですませることができれば下手したら30分で終わります。価値が本当に出てるのか、意味のある時間の使い方ができているのか、と自問自答すべきです。
今の時代、オンライン会議のシステムを使ってもいいし、来てもらえる時は来てもらったらいいでしょう。
来客の際の打ち合わせも、デフォルトで30分といっておくんですよね。メールのやり取りで例えば、15時半から16時まで、とか言っておくんですよね。結果的に延長してもいいわけだし、無駄な話に突入したらはやめに切り上げることもしやすくなります。45分で終わる会議のために1時間費やすことがなくなるのが良いですね。
会社によっては、仕事をしている素振りをしているだけで問題なく評価される、という会社もあるかもしれない。
大企業とかでも無駄に残業している人もいますよね。
でも、令和時代だと無駄なことに時間を使ってしまっている人はどんどん評価されなくなってくるし、会社の評価手法もどんどん、明確に成果、結果で評価するものに変わってくると思います。
今は大丈夫かもしれないけど、50代、60代になって評価されなくなったらつらいですよね。
もし無駄働きが多いな、と自覚したら仕事の進め方、今のうちに徹底的に改めていきましょう。
(3) 結論、ゴール、からはじめない人。
仕事が遅い人の特徴の3つ目ですが、仕事の進め方が積み上げ型、の人が多いですね。
私はよく、仕事の進め方を積み上げ型と逆算型の2つに分けて考えます。
逆算型というのは、ゴールを先に定義、決めてから、現状との差は何なのか、と認識してから、アクションプランを立てていく人です。
例えば、自分のTOEICの点数が今500点だけど、1年で900点までいきたい、とする。じゃあ900点とるためには400点伸ばさないといけない。
それぞれのセクションで何点ずつとらなければならない。何点ずつとるためには、具体的には、ここのセクションの点数を何点伸ばさなければならない、何点伸ばすためには具体的に、この単語を覚えなければならない、というように、ゴールを具体的に決めて、動ける人のことをいいます。
逆に積み上げ型の人は、例えばビジネスだと、おお、目の前に課題がいっぱいある、、、だから、まずこの目の前のことを今週は片付けよう、じゃあ次は、というふうにゴールからではなく、まず目の前の課題を着実につぶしていくタイプです。
この積み上げ型と逆算型で、仕事のスピードは全然変わってきます。
逆算型の人はゴールに対して比較的、短い距離、直線距離、で走ることができますが、積み上げ型の人は、右往左往しながら進むので、時間がかかってします、無駄な作業も増える傾向にあるので、結果的に仕事も遅くなってしまいます。
これってこうやって冷静に議論すると、当たり前の話なんですけど、みんなどうしても人生バタバタする、というか、目先のことに目がいきがちになるので、中長期のゴールが見えなくなってしまうんですよね。
もしあなたが積み上げ型の人だと思ったのなら、逆算型にこの動画をいい機会に変更してください。きっと、仕事の効率はぐんとあがると思います。
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