即レスはビジネスを制す。1日100件のSlackを返す経営者が教える「即レスのプロ」になる3つのコツ
皆さんは、自分が1日に何件のメッセージをやりとりしているのか、意識したことはありますか？
日々忙しく過ごすビジネスパーソンの皆さんのなかには「連絡を返しているだけで1日が終わっている」「返信しなければならないものが溜まっていて、心が折れそうになる」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。
今回は、1日約100件ものレスを返す僕が、SlackやMessenger、メールなどの連絡・返信を溜めないためのコツについてお話しします。
僕は、「即レス」はビジネスを制すと考えています。なぜなら、迅速なコミュニケーションは人間関係を円満にし、円満な人間関係はビジネスを円滑に進めるからです。
日々多くのメッセージを返すビジネスパーソンの1人として、これまでの経験から学んだことを皆さんにシェアできればと思います。
仕事や返信を溜めるデメリット
メンバーが60人以上のベンチャー企業を経営する僕は、大体1日に80〜100件もの連絡を返しています。メールやMessengerでのやりとりも含めると、もっと多くなるでしょう。
少しMTGで離席をしただけで数十通のメッセージが溜まっていることもあり、「こんなに溜まっているのか…」と返信をするのが億劫になったり、用事が続いて返すのが遅くなったりすることもあるのですが、それでも僕はその日中には連絡を返すようにしています。
どんなに忙しくてもメッセージを早く返す理由は、返すのが遅くなればなるほど、メッセージを返すためにかかる時間が長くなると考えているからです。
文章を打つ時間はさほど変わりませんが、情報をキャッチし、脳を切り替えるのにかかる時間を考えるとその場で返信してしまったほうが圧倒的に早いのです。
また、メッセージを返すのが遅れるとミスも多くなります。
メッセージの種類には「至急確認しなくてはならないこと」「至急ではないけれど重要なこと」など、さまざまな優先度があるため、緊急メッセージを後回しにして相手を困らせてしまった…！ということも起きがちです。
そのため、僕は以下の3つのことに気をつけるようにしています。
1. まずは一次返信。メッセージを優先度順に振り分ける
2. 考えるタスクには、できるだけ時間をかけない
3. 丁寧な仕事で、メッセージ数を少なくする
まずは一次返信。メッセージを優先度順に振り分ける
まずは相手に見たことを伝えるために、一次返信をすること。
次に、その場で返せるものはやり取りを完了させて、後で考える・作業する必要がある場合はブックマークをしたり、メモ帳に記録したりしておきます。
このとき僕は、メッセージを通じて発生するタスクの優先度を考えています。
タスクにはさまざまな種類があります。じっくりと考えたり腰を据えて作業したりする必要があるものもあれば、急ぎで対応すべきことやすぐに対応したほうが楽なものもある。それを最初の時点で振り分け、できるものはすぐに対応するのがおすすめです。
▼メッセージの振り分けについては、こちらの記事なども参考になります
その場で終わるタスクと後に回すタスクを見分けるポイントはこちら！
1. 5〜15秒で終わるタスクかどうか
移動や作業中に来た連絡は、内容が簡単なものほど「後でいいか」と思いがちですが、これらは逆に早くに終わらせるべきタスクです。
なぜなら、15秒ほどで終わるタスクを一度スキップすると、後から情報をキャッチアップしなおす必要があるため、取り掛かるまでに余分な時間がかかり、作業効率が悪くなるから。
MTGのスケジューリングをして同席者を招待する / 資料のリンクを共有するなど、すぐにできるものは今のうちにやってしまいましょう。
2. まわりの人と調整する必要があるものかどうか
クライアントが情報を待っているものや、自分が動かないとまわりに不安要素を与えるタスクについては優先的に取り組みます。日程調整や自分ではできないタスク（連絡をしてもらう / デザイン依頼）など、チームで動いているものはどんどん取り組んでまわりにボールを渡しましょう。
逆に、15秒以上かかるものについては後に回すことをおすすめします。連絡の件数が多い人の場合は、たった数十秒のタスクでも10件以上こなしているうちに、あっという間に数十分が経過してしまうからです。
考えるタスクには、できるだけ時間をかけない
このような5〜15秒で終わるタスクを増やすために、「考えるタスク」にかかる時間を短くするのもおすすめです。
特にマネジメント側は、次から次へと判断を求められがちです。その際、結論を出すのに時間をかけ過ぎるといつまでも業務が進まなくなってしまいます。
海外のトーク番組「TED」でも有名なメル・ロビンズさんの著書『5秒ルール： 直感的に行動するためのシンプルな法則』によると、人間は5秒考えたことについては、それ以上考えても結論がほとんど変わらないことがわかっています。
つまり、時間をかけて深く考えるよりも、直感と経験に基づいて素早く判断を下す方が賢明なのです。
ビジネスパーソン、特に経営者にとって、時間は限られた貴重な資源。日常的なコミュニケーションにかかる時間は最小限に抑え、もっと重要な業務に注力することが肝心です。
丁寧な仕事で、メッセージ数を少なくする
最後におすすめするのは、自分が送るメッセージやラリーの数を少なくする方法です。
例えば、相手に聞き返されたり、伝達ミスをしてもう一度作業をやり直したりする必要がないよう、伝えるべきメッセージを抜け漏れなく伝えることなどが挙げられます。
追加で指摘されたり、ミスでやり直したりすると、「緊急対応タスク」が余計に増えますし、気持ちも焦ってしまいます。落ち着いて日々の業務を行うためにも、丁寧な仕事を心がけることは重要です。
また、部下をマネジメントする側の皆さんは、こちらから「あれってどうなっている？」と確認のメッセージを送る必要がないよう、終わったタスクや任せた業務については「完了・進捗報告」を徹底してもらうのがおすすめです。
僕はメンバーに何かを依頼するときに、必ず「終わったら完了連絡をください」と伝えているのですが、これは手元からボールが離れても自動的に情報が入ってくる仕組みがあることで、こちらから送るメッセージ数が少なくなりますし、進捗確認をする手間が省けるからです。
Slackであればメンションする相手を1人に絞り、複数人から連絡が殺到しないような状態を作るなど、自分がコミュニケーションを取る相手を限定するのもおすすめです。
ちなみに、僕の経営する僕と私と株式会社では、メンバーの行動指針（バリュー）として「結論ファースト（情報が分かりやすいよう、結論は先に話す）」「先読みアクション（起きそうな問題には先に対処しておく / 相手から質問されそうなことは先に回答する）」などの項目を設けています。
これらは、相手にとって親切なコミュニケーションを取ろうという想いから生まれたものでもありますが、何よりも自分自身が楽になるからこそ設定した項目です。
この春から新社会人になった方は、まもなく1か月が経過し、本格的な業務にも取り組み始めたころかと思います。スムーズにコミュニケーションを取るだけでも業務の進め方が大きく変わると思うので、今回話したポイントを意識して、ぜひ連絡を溜めない「即レスのプロ」を目指してみてください！
▼「仕事相手にすぐに返信してほしい」という方には、こちらの記事もおすすめです。
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※このnoteは個人の見解です。
今瀧健登について
今瀧健登 / Imataki Kent（Twitter:@k_hanarida）
僕と私と株式会社 代表取締役
日経COMEMO キーオピニオンリーダー
一般社団法人Z世代 代表
1997年生まれ。SNSネイティブへのマーケティング・企画UXを専門とし、メンズも通えるネイルサロン『KANGOL NAIL』、食べられるお茶『咲茶』、お酒とすごらくを掛け合わせた『ウェイウェイらんど！』などを企画。
Z世代代表として多数のメディアに出演し、"サウナ採用"や地方へのワーケーション制度など、ユニークな働き方を提案するZ世代のコメンテーター。
日経COMEMOではZ目線でnoteを綴り、日経クロストレンドでは、「今瀧健登のZ世代マーケティング」を連載中。
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