「仕事が終わらない」と悩む人へ、今日からできる余裕が生まれる仕事術
日経COMEMO KOL / 株式会社Another works代表の大林です。複業したい個人と企業・自治体を繋ぐ総合型複業マッチングプラットフォーム「複業クラウド」を運営しております。
「仕事が終わらない…」というお悩み。誰もが一度は持ったり、口にしたり、相談を受けたりしたことがあるのではないでしょうか？
なかなか思いどおりのスケジュールでタスクを終わらせることができない、タスクリストがいつも数十個・数百個と溜まっていて開くだけで憂鬱になってしまう、これらの「仕事が終わらない…」というお悩みは、実は少しの思考の転換で解決に近づくことができます。今日は私なりの仕事術をご紹介していきますのでぜひ実践してみてください。
仕事に終わりはない
まずは「仕事が終わらない…」という悩みを抱えるあなたに問います。仕事に終わりはありますか？仕事が終わるとは言葉どおりに解釈すると「仕事を辞める」「仕事自体がなくなる」といった意味になります。つまり、皆さんが悩んでいることは「今日の仕事が終わらない」「今週の仕事が終わらない」という期限内の完遂や「タスクが思いどおりにアウトプットできない」「思うような成果が出ない」というハイクオリティな仕事の提供であって仕事に終わりはないのです。むしろ優秀な人ほど仕事を振られ、タスクと時間に追われる感覚に陥っていきます。
10タスクを100タスクと錯覚している？
では、なぜ日々仕事に追われる感覚が強まり続けるのか、1つの原因として”タスク量の錯覚”が挙げられます。
皆さんこんな経験はありませんか？
今日はたくさんタスクが溜まっている。やらなければならないことが多く「憂鬱だなぁ…」「今日は残業確定か…」と思いながら出勤した。しかし、いざパソコンに向かい合ってタスクをリストアップしてみたら、意外とタスクが少ないことに気付き当日中に終わらせることができた。
このケースのように、実際はタスクが数個溜まっているだけにも関わらず「めちゃくちゃタスクがある」「タスクが多すぎてパンクしている」と錯覚しているケースは非常に多くあります。実際は10個のタスクだったとしても100個以上あるように感じ、キャパオーバーだと錯覚し、思考が停止しているのです。
特に、マインドシェアを取られやすいタスクにおいては錯覚が起きやすい傾向にあります。例えば「これをできなかったらあの人に迷惑がかかる」「このタスク苦手だから成果を出せるか不安」「他部署のAさんとBさんとCさんと連携しなくては…」といった、様々な感情が混ざり合ったり、関係者が多すぎる状態を指します。さらに、プライベートな事情（引っ越しや結婚式の準備など）も加わるとより複雑になっていきます。実際のタスク数はそれほど多くないのに、「あの人からこれを言われた」「これに手をつけていない」という状態で頭がカオスになっていくのです。
脳内の容量を確保する
では、この脳内カオス状態はどうしたら解消できるのでしょうか？1つの方法としては、まるでPCのフォルダ整理のように脳内を整理してあげることです。PCに容量があるように、脳内のキャパシティにも容量があります。容量オーバーのことを記憶することはできず、忘れたり思考停止をしたりします。また、容量いっぱいにデータを入れていればPC同様、動作が遅く、思考が遅れ、結果的に1歩目が遅くなります。不要なものは捨て、常に脳内キャパシティを空けておくことが大切です。
また、PCにおいてもゴミ箱を定期的に「空」にしなければ容量を圧迫していきますよね？脳内においても同様です。「これはやらない」と決めたことは中途半端に考えず、”忘れる”こともときには重要です。新しいタスクが入る余裕を持たせる、脳内キャパシティは自ら作ることができます。
行動は優先順位を表す
また、「どのタスクから手をつけるか」もタスクを終わらせることにおいて重要です。優先順位のつけ方として重要なのは、期日の早い順ではなく、自分が遅れをとることによって人に迷惑がかかる度合いの大きさで決めることです。影響範囲が広ければ広いほど、（腰が重くなる傾向にあり、後回しにしがちですが）とにかく早く先にやるべきです。特に社外向けの仕事は優先順位を上げた方がよいでしょう。後回しにすればするほど「後回しにしてしまっている…」という感情が脳内キャパシティを圧迫するだけでなく、後手に回ってしまうことでタスク量自体も増えてしまいます。
｢インド独立の父｣マハトマ・ガンジーの言葉に「行動は優先順位を表す」というものがあります。今やっている行動は、無意識のうちに頭の中で優先順位が高いものを選択しているのです。優秀な人の行動を観察すると、常に難しいタスクから着手し、他者への影響範囲を考えて行動していることがわかります。1日の仕事との向き合い方も同様です。朝何に着手するか、昼に何を着するか、優先順位の高いものから着手できているか今一度見直してみてください。
ここまで「仕事が終わらない…」というお悩みに対する余裕が生まれる思考法についてお話してきました。タスク管理のTIPSや仕事術は日経電子版でも紹介されています。今日の思考法を実践しながら最適なスケジュールを設定してみてください！
大林 尚朝 / NAOTOMO OBAYASHI
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