無駄な会議は出席者の時間(人生)を奪っている ~価値ある会議のための8箇条~
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無駄な会議は出席者の時間(人生)を奪っている ~価値ある会議のための8箇条~

大林 尚朝/Another works

こんにちは。日経COMEMOのKOLをしております、大林と申します。
普段は複業マッチングプラットフォーム「複業クラウド」を運営している株式会社Another worksの代表をしております。

新型コロナウイルスの影響によりリモートワークがニューノーマルとなった令和の働き方において、日経でも頻出なホットトピックの1つに【会議の再定義】があります。

従来、オフィスに出社し、会議室を予約、参加者全員を集めて実施していた会議は、オンラインMTGという選択肢が強制的に追加され、今では常識になりました。物理的距離が関係なくなり利便性は飛躍的に向上した一方で、見方を変えると会議の実施ハードルが低下し、無駄な会議を誘発しやすい環境になったといえます。

インディゴブルー会長柴田氏によると、「非効率な会議を問題視する動きが生まれ、何が決まって何が決まっていないのかわからない会議、膨大な資料の説明を聞くだけの会議、論点がずれたやりとりが修正されない会議などに参加することを無駄と捉える」ように変化してきたといいます。

出席者の時間を奪っている感覚を忘れない

経営をする上で、日々増えていく会議。
私が焦りを感じたのは、ふとGoogleカレンダーを見たときでした。
社内会議でびっしりスケジュールが埋まっており、未来をアートする時間や、投資家や株主、顧客との重要な打ち合わせがほぼ出来ない状況でした。

1日は24時間と全員平等に限られています。平等の24時間の中でいかに経営可処分時間を最大化できるか、私自身の時間創出から始め、全社的に会議削減・効率化を推進することに決めました。

会議改革の始まり

会議改革では、私の出席する会議はもちろん、事業部内の定例会議、部署をまたいだ連携会議など、例外はありません。

特に事業部内の定例会議においては、参加メンバーが会議への課題感をリストアップ、ディスカッションを通じて必要なアジェンダを考え、最適な手法へと改善しました。

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▲プロダクトチームが会議のあり方を改善

この改革で意識したのが参加者の時間を奪っている感覚です。
例えば、弊社が実施している全体朝会のケース。

Another works全体朝会
時間:毎朝10:00-10:15 15min
参加者:全員 

弊社メンバー32名(2022年3月現在)
→ 15min×32名 = 480min

このように、朝の15分の会議は、合計8時間、従業員1名の1日分の稼働を奪っています。つまり、参加者個人の時間はもちろん、会社全体での消費時間を考え、会議を削減、効率化していく必要があります。

価値のある会議は実施すべき

私は、定例会議は必要性を見極めた上で実施すべきと考えます。
不要な定例会議が存在する一方、もちろん必要な定例会議もあります。
削減・効率化を進めると同時に、必要な定例会議についてはPDCAを回しながら価値のある会議として継続すべきです。価値のある会議は主に4つです。

・経営メッセージの発信
・意思決定
・メンバー教育
・週次での情報アップデート

一例を紹介します。弊社が大事にしている定例会議の一つに、「Dear Product」という社員全員参加の会議があります。

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この会議では、「プロダクトに愛と感謝を」をテーマに、実際のプロダクトのユーザー体験をする、そしてよりよいプロダクトへ向けディスカッションをします。

この会議は、プロダクトの方針を共有する「経営メッセージの発信」、プロダクト理解を促進し業務アイデアへ繋げる「メンバー教育」、毎週のリリースを追っていく「週次での情報アップデート」が該当し、会議を通して、全員で創り上げる共創・当事者意識が育まれる時間となっています。

このように、会議は、無駄な時間を浪費するリスクがある一方、時間対効果が高い"価値"を見出すことができます。今ある会議が何の目的で、どのような効果を期待し実施しているのか、見直してみるとよいでしょう。

無駄な会議をなくす8箇条

では、会議の価値を最大化するためにすべきことは何か。
弊社では、会議8箇条として明確なルールを定めました。

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1. 5分前に終了/退出を徹底

会議開始が遅れると、参加者全員の時間を奪うことに直結します。
5分前終了を徹底することで遅延を防ぎます。

2. 退室と消臭は必ずセットで

常に最適な意思決定をする上で、不快感は弊害となります。

3. MTGの始まりはゴール共有から

「情報共有」と「意思決定」は全く異なります。
どのような思考/判断を求めているのか明言しましょう。
アジェンダを前日18:00までに共有することも大切です。

4. 1on1含め基本MTGは30分に

「選択と集中」
本当に必要な議題を選択し、集中して価値のある議論にしましょう。

5. 本当に必要なメンバーだけアサイン~時間を奪わない~

「念のため参加お願いします」は不要です。
全員参加が必要な強制力のある会議は、必要最低限に抑えましょう。

6. MTG中はチャット禁止

会議の議論に集中し、常に最適な意思決定をしましょう。
画面共有の際は、通知を切り、参加者の集中力を切らない配慮も必要です。

7. オンラインMTGは必ず静かな場所で

たった1人の「声が聞き取れない/接続が悪いトラブル」が、議論の妨げになり、全員の時間を奪います。

8. リアクションしない人=参加していない人

会議には本当に必要な人がアサインされています。
全員が当事者であり、意思決定に関わる責任感を持ちましょう。

会議はコミュニケーションの一部です。キャッチボールが成立しない一方的な情報共有は、会議ではありません。テキストでの共有で事足ります。参加者全員が言葉を受け取り、考え、意見を出し、いかに業務に活かすかという意識が不可欠です。

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大林 尚朝/Another works
株式会社Another works代表取締役。複業マッチングプラットフォーム「Another works( https://aw-anotherworks.com/ )」を立ち上げる。以前は株式会社ビズリーチでM&A領域の新規事業立ち上げ。趣味は映画とラップ。