ChatGPTを活用したイベント運営の新しい形：生成AIと人間の協働
昨今のAI技術の急速な進化を肌で感じる人も多いのではないでしょうか。特にChatGPTは爆発的な広がりを見せており、サービス提供開始からわずか2ヶ月でユーザー数1億人を突破したとも言われています。
最近のAI技術の急速な進化を肌で感じる中、AI技術を活用することでイベントの運営をより良くできるようになる / なってきているのではないかと考えるようになりました。
そこで今回はChatGPTなど生成AIと会話をしつつ、イベント運営をより良くするためにどのような使い方が考えられるか考察してみました。
ChatGPTとは？
ChatGPTは、OpenAIが開発した自然言語処理技術の一種であり、大量の自然言語のデータを学習し、人間のような自然な文章を生成することができます。OpenAIが提供するAPIを通じて、多数の企業や個人が利用しており、この記事のプラットフォームであるnoteもベータ版のAIアシスタント機能を一部ユーザーに提供開始しています。
日経新聞の記事によると、NVIDIAの創業者ジェンスン・ファン最高経営責任者（CEO）は1月にアメリカの大学の講演でChatGPTについて「AIにおける、iPhoneモーメントだ」と強調したと言います。iPhoneがスマートフォンとアプリの普及をもたらしたように、自然な文章や画像をつくり出す「生成AI」の社会実装が進むと予想しているのです。そして長年研究されてきた技術を世界中の人が手軽に試せるようになったとも言っています。
このようにChatGPTは社会に大きな変化、影響を及ぼす可能性のあるサービスなのです。
イベント運営にChatGPT/生成AIを活用する切り口
イベントの運営には、企画の検討から、会場の選定(オンラインかオフラインかの選定含め)、イベントページの作成、当日のオペレーション、事後アンケートの内容決めなど実に様々な検討事項があります。当然、当日イベントの参加者とのコミュニケーションをより活性化したり、イベントの進行に関しての準備も多くありますが、本記事では、オペレーション周りを中心に考察を進めたいと思います。
企画のブレインストーミングをする時
イベントの企画を考える際のブレインストーミングにおいて活用できます。例えば、イベントに3名の登壇者を呼んでイベントを開催することが決まっている場合、どのような形式にするかの検討が必要ですが、ChatGPTに「イベントの企画の考え方について登壇者3人で話すイベントを開催する場合のイベントの企画案を7-10個考えてください。」という質問をすると企画案として下記回答が返ってきました。
以下は、イベントの企画の考え方について登壇者3人で話すイベントを開催する場合の企画案の例です。
1. イベント企画の成功の秘訣：3人の登壇者が、イベント企画の成功のために必要なスキルやノウハウ、注意すべきポイントなどについて話し合う。
2. ターゲットオーディエンスの理解とターゲティング：3人の登壇者が、イベントを成功させるために必要な、ターゲットオーディエンスの理解やターゲティングのポイントについて話し合う。
3. イベントのブランディング：3人の登壇者が、イベントのブランディングの重要性や方法、成功事例などについて話し合う。
4. イベントのマーケティング戦略：3人の登壇者が、イベントのマーケティング戦略や、効果的なプロモーション方法について話し合う。
5. イベントのプロジェクトマネジメント：3人の登壇者が、イベントのプロジェクトマネジメントに必要なスキルやツール、成功事例などについて話し合う。
6. イベントのデザインと演出：3人の登壇者が、イベントのデザインと演出について、成功事例やトレンド、効果的な手法などについて話し合う。
7. イベントの評価と改善：3人の登壇者が、イベントの評価と改善について、有効な評価方法や改善のポイント、成功事例などについて話し合う。
8. イベントの新しい形：3人の登壇者が、新しいイベントの形について、オンラインやハイブリッドイベントなどの最新トレンドや、新しい手法などについて話し合う。
9. イベントのコミュニケーション戦略：3人の登壇者が、イベントのコミュニケーション戦略について、有効な手法や成功事例、注意すべきポイントなどについて話し合う。
10. イベントの安全性とリスクマネジメント：3人の登壇者が、イベントの安全性とリスクマネジメントについて、必要な手順やポイント、成功事例やトラブル回避のためのノウハウなどについて話し合うことができます。また、近年は新型コロナウイルスの影響もあり、イベントにおける安全対策やリスクマネジメントの重要性が高まっています。
この回答はあくまで企画案なので、この企画案をヒントにマーケットのニーズや登壇者の得意ジャンルなどによって具体的な企画案を練っていく必要がありますが、様々な切り口を可視化することで、多角的に検討するためのベースの叩きになります。
またChatGPTのOpenAI社のGPT-3を活用したNotion AIで同様の質問をしたところ下記回答が返ってきました。
以下は、イベント企画に関するテーマ案のリストです。
1. 「イベント企画のノウハウを学ぶセミナー」
2. 「イベント企画に必要なスキルを身につけるワークショップ」
3. 「イベント企画におけるチームビルディングイベント」
4. 「イベント企画におけるデザインの重要性について学ぶイベント」
5. 「イベント企画におけるマーケティング戦略について学ぶセミナー」
6. 「イベント企画におけるプロジェクトマネジメントについて学ぶワークショップ」
7. 「イベント企画におけるリスクマネジメントについて学ぶセミナー」
8. 「イベント企画におけるスポンサーシップの獲得方法について学ぶイベント」
9. 「イベント企画におけるクリエイティブなアイデア創出のためのブレストセッション」
10. 「イベント企画における新しい技術の活用方法について学ぶセミナー」
生成AIを活用し、イベントのテーマを複数リストアップすることで様々な角度でテーマを検討することが可能となりますね。
ちなみにNotion AIはつい先日2月22日に正式リリースされたばかりの生成AIサービスです。
どのような人に登壇してもらうかを検討する時
また、イベントの大枠のテーマが決まっている時に、どのようなタイプの人に登壇を依頼するべきかを考える際にもChatGPTは活用できます。例えば、ChatGPTに「イベントの企画について話すセミナーを開催する時におすすめの登壇者を教えてください」と質問すると下記回答が返ってきました。こちらも下記の回答をベースに具体的な人物を検討していくことが可能になります。
イベントの企画について話すセミナーの登壇者は、以下のような人物がおすすめです。
1. イベントプロデューサー イベントプロデューサーは、イベントの企画・運営において多くの経験を持ち、幅広い知識やノウハウを持っています。イベントの企画について話すセミナーでは、イベントプロデューサーが持つ知識や経験を生かし、実践的なアドバイスやヒントを提供することができます。2. マーケティングの専門家 イベントの成功には、適切なマーケティングが欠かせません。マーケティングの専門家は、ターゲット層の把握や広告宣伝、プロモーションなど、イベントのマーケティング戦略に関する幅広い知識を持っています。彼らは、イベントの成功に必要なマーケティング戦略について話すことができます。
3. 会場の設計・構成の専門家 会場の設計・構成は、イベントの雰囲気や印象に大きく影響を与えます。会場の設計・構成の専門家は、空間デザインの知識や技術に優れており、会場のレイアウトや装飾、照明などについて、イベントの企画において重要なアドバイスを提供することができます。
4. イベントの専門家 イベントの専門家は、多くのイベントの企画・運営に関わってきた経験を持ち、幅広い知識やノウハウを持っています。イベントの企画について話すセミナーでは、イベントの専門家が持つ知識や経験を活かし、イベントの企画・運営に必要なスキルやテクニックについて、具体的なアドバイスを提供することができます。
5. イベントに関係する業界の著名人 イベントに関係する業界の著名人は、その業界のトレンドや最新情報を知っており、その業界で成功している人たちです。彼らは、自身が過去に成功したイベントの企画や運営について語ることができます。その業界の最新動向や成功の秘訣などを聞くことができ、イベントの企画において大きなヒントを得ることができます。
6. イベントに関連するアーティストやクリエイター イベントには、音楽、アート、映像などのエンターテインメント要素が欠かせません。アーティストやクリエイターは、その分野で活躍する人たちであり、イベントの演出やクリエイティブなアイデアに関する知識や経験を持っています。彼らのアイデアや提案によって、よりクリエイティブなイベントを企画することができます。
7. イベントに関する法務の専門家 イベントの企画・運営には、法律的な問題がつきものです。特に、著作権や知的財産権、契約などに関する問題は、イベントの成功に直結する重要な問題です。イベントに関する法務の専門家は、そのような問題に関する法的なアドバイスを提供することができます。
8. イベントに関するIT技術の専門家 現代のイベントには、IT技術を活用したサービスやシステムが多く使われています。例えば、オンラインイベントやライブ配信、チケット販売システムなどです。IT技術の専門家は、そのようなシステムやサービスの導入や活用に関するアドバイスを提供することができます。
9. イベントに関するコミュニケーションの専門家 イベントの成功には、参加者とのコミュニケーションが欠かせません。コミュニケーションの専門家は、イベントの参加者とのコミュニケーションに関する知識や経験を持っています。彼らのアドバイスによって、参加者とのコミュニケーションをより良くすることができます。
10. イベントに関するスポンサーシップの専門家 イベントの企画・運営には、スポンサーシップが欠かせません。スポンサーシップを得ることで、イベントの予算を確保し、成功へとつなげることができます。スポンサーシップの専門家は、スポンサーを獲得するための戦略や交渉の方法を知っています。彼らのアドバイスによって、より効果的なスポンサーシップの獲得が可能になります。
11. イベントに関するプロモーションの専門家 イベントの成功には、プロモーションが欠かせません。プロモーションの専門家は、マーケティングや広告に関する知識や経験を持っています。彼らのアドバイスによって、より効果的なプロモーション戦略を立てることができます。
12. イベントに関するフード＆ドリンクの専門家 イベントには、フード＆ドリンクが欠かせません。フード＆ドリンクの専門家は、食材や料理、ドリンクに関する知識や経験を持っています。彼らのアドバイスによって、より美味しい料理やドリンクを提供することができます。
13. イベントに関するロケーションの専門家 イベントの成功には、ロケーションが重要です。ロケーションの専門家は、イベントの開催場所に関する知識や経験を持っています。彼らのアドバイスによって、より魅力的なロケーションを選ぶことができます。
14. イベントに関するファッションの専門家 イベントには、ファッションも欠かせません。ファッションの専門家は、その業界で活躍する人たちであり、衣装やアクセサリー、ヘアメイクに関する知識や経験を持っています。彼らのアドバイスによって、よりオシャレなイベントを企画することができます。
上記の回答を見ていただければ分かると思いますが、実に多様なジャンルの候補をリストアップしています。普段自分たちだけでは思いつかないような切り口もChatGPTとの会話を通じて見つけられるのではないでしょうか。
イベント開催に最適な時期の調査をする時
また、イベントの開催時期に迷った場合にも、質問をしてみると考え方のヒントがもらえるかも知れません。具体的に質問するほど、回答も具体的になる傾向があります。例えば、「イベント主催者をターゲットにしたイベントの企画の考え方についてのセミナーを開催する場合、何曜日の何時頃に開催するのが良いですか？」と質問すると下記回答が返ってきました。
イベント主催者をターゲットにしたセミナーを開催する場合、開催する曜日や時間帯は参加者のスケジュールに合わせて慎重に検討する必要があります。一般的に、平日の昼間は仕事や会議が入っているため、多くの人が参加できない傾向があります。そのため、平日の夕方や週末の昼間など、参加者が集まりやすい時間帯を選定することが重要です。また、オンラインセミナーを開催する場合は、参加者の地域や時間帯に合わせた開催日時を選定することも重要です。例えば、日本国内の参加者をターゲットにする場合は、平日の夕方や週末の昼間が適しています。一方で、アジア地域全体を対象にする場合は、日本時間帯ではなく、各国の時間帯に合わせた開催日時を選定することが必要です。
ドンピシャの回答ではありませんでしたが、開催日時の考え方の切り口のヒントにはなりそうですね。
イベント開催する際に準備するToDoリストを作成する時
イベントの概要が固まってきたら、次にイベント運営の具体的なオペレーションの確認が必要になります。オンライン開催の場合とオフライン開催の場合で内容も異なりますし、抜け漏れがあると当日参加者や登壇者にも迷惑をかけ、参加満足度を大いに損ねてしまうリスクもあるので注意が必要です。
「イベント当日の会場の準備のTo-Doリスト」をお願いしたところ下記回答がありました。
[ ] 会場のレイアウトを決定する
[ ] 電源やWi-Fiなど必要な設備を確保する
[ ] 演壇やスピーカーのセッティングを行う
[ ] 参加者が入りやすい受付の場所を設置する
[ ] 参加者に配布する資料やグッズを準備する
[ ] 飲食物の提供方法を決定する
[ ] イベントの進行に必要な備品を用意する
[ ] 会場の清掃を行い、快適な空間を作る
[ ] 緊急時の対応策を準備する
[ ] セキュリティ体制の確認を行う
このようにベースのToDoリスト作成を聞くことで抜け漏れの発生確率は減らすことが出来ます。ただし、質問の仕方によってリストの内容は変わってきますし、全く抜け漏れが無いわけではないので、あくまで"叩き”を作るという意識を持つことが大事です。
このようにイベント運営に関する様々なポイントで生成AIを活用することが出来ることが見えてきました。まだ他にも多くの活用方法がありますが、本記事ではここまでとしたいと思います。
ちなみに「コロナ禍における100人参加予定のトークイベントの当日のスタッフの準備リスト」という更に条件を明確にした質問をしたところ、受付スタッフ、設営スタッフ、運営スタッフ、登壇スタッフという各セクションごとの複数のアクション項目が回答として返ってきました。
ChatGPT/生成AIを活用する際の注意点
ChatGPTなどの自然言語処理技術を活用したサービスは、人間の言葉のニュアンスや文脈を理解することができない場合があります。また、同様の内容であっても質問の仕方のちょっとした違いによって回答が異なるケースがあり、生成AIの回答を鵜呑みにせずに人がしっかりと確認する必要があります。イベント運営者がChatGPTなどの生成AIに依存しすぎることで、参加者のニーズや要望を見落とす可能性がある点も注意が必要です。
また質問が曖昧であったり一般論的なものだとざっくりとした回答が返ってきます。質問をする際は細かい条件、設定などを記載し質問した方がより求めているものに近い回答が得られやすくなります。
まとめ
本記事では、イベント主催者がChatGPTなどの生成AIサービスを活用する方法について考察しました。生成AIサービスを活用することで、イベントのテーマ決めや登壇者候補の切り口、当日のToDoリスト作成など、イベントを運営する上で必要な様々なアクションを効率化することが出来ます。しかし、生成AIからの回答は万能ではありません。ブレインストーミングをする際の土台づくりや、ToDoリストのベースを作成するなど、一番時間がかかる「最初の一歩」を強力にサポートしてくれるサービスであることを認識し、依存しすぎるのではなくうまく活用することが重要です。
そしてこうした人とAIの協働が、より良いイベント体験を生み出していくことに繋がればと願います。
今回は数多くのアクション項目があるイベント運営の中でも、テーマ決め、登壇者決め、イベント日時の検討、当日のToDoリスト作成という限定された内容についての考察しました。私もまだまだ生成AIの活用に関して入り口に立ったばかりなので、少しでもさらに多くの素敵なイベントが生まれていくために、今後どのように生成AIを活用するのが良いのかこれからも研究を進めたいと思います。