Think ICT 4:テレワークが進まないのは、テレワークのソフトがあるかではなく、ペーパーレスと業務プロセスの標準化
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Think ICT 4:テレワークが進まないのは、テレワークのソフトがあるかではなく、ペーパーレスと業務プロセスの標準化

会社に行かないと仕事にならないのではなく、会社に行かなくても仕事をするという努力

 ここ数日、報道でテレワーク、在宅勤務が急にスポットが当たり始めました。そして、テレビなどのインタビューでは、「この仕事は会社に出ないと行えないです」のような発言も聞かれます。

 実際に、医療やスーバーや流通サービスの方たちは、最前線で働かれており、感謝しかありません。しかし、デスクワークが主たる業務の場合は、なんとか在宅勤務に切り替えて、人との接触、つまりコロナ・ウィルスの伝播を止める工夫をしたいものです。Bestである必要はありません。より良いBetterな方法で、会社に行かずに仕事をする努力をする時期になったのでしょう。


 そして、テレワークという言葉からは、何かVideo会議のシステムの導入や、高速なネットワークの導入のようなことが、想像されますが、それ以外にもできることを、考えたいと思います。

ペーパーを使ったペーパーレス

 多くの企業では、紙による仕事を多く行っているのでしょう。さらに、パソコンで、書類を作る文化がない企業も多くあるでしょう。しかし、そのような企業でも、メールは導入されているはずです。実は、メールとスマートフォンがあれば、ペーパーを使ったペーパーレスはできるのです。

 マイクロソフトから、「Office Lens」というソフトが発表されています。検索サービスでOffice Lensと探してみてください。このソフトは、カメラを使って紙などをスキャナーのようにきれいに取り込んでくれるのです。

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 上記のような紙を、Office Lensで撮影すると、

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このように、きれいに紙の部分だけを切り取り、そして長方形にきちんとして、保存してくれるのです。

 これにより、手書きの文章もメールで交換可能ですし、お客様からもらった書類も電子化してメールなどで確認可能になるのです。紙を使って、ペーパーレスな業務ができるのです。

 何より、これによりパソコンで文章を入力できない人も、仕事ができるのです。まさかと思うかもしれませんが、今も手書きの文章は多く、会社で利用されていますし、パソコンの入力が得意でない人も多いのです。そのことを問題にするのではなく、その場合でもできるテレワークを考えるべきなのでしょう。

ハンコよりも承認プロセス

 そして、会社の中の業務で多いのが、ハンコを使った承認プロセスかもしれません。そのハンコのために会社に行っている人もいるかもしれません。ところで、なぜハンコを押すのかというと、承認した記録を残すため。そして、誰が承認したかを残すためでもあるのでしょう。

 この承認、きちんとプロセスになっているのでしょうか?つまり、属人的ではなく、ある権限・役割の人が、決まった部分を確認するという、プロセスです。

 何となく、文章が良く書けているから承認とか、あの人の提案資料だから承認などとはなっていないでしょうか?

 本来、承認というのは、きちんと文章にルールとして書き出せるようになっていないといけないのです。多くの会社で、承認のプロセスのルールが決まっていないのではないでしょうか。決まっていれば、承認のプロセスはスムーズで、実はメールで承認というのも、会社の中の文章であれば、可能になるのではないでしょう?

 この際、承認プロセスをきちんと標準化し、会社のルールと整備する。これも、テレワークのためには大切な取り組みなのではないでしょうか。


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本間 充 マーケティングサイエンスラボ所長/アビームコンサルティング顧問

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1992年花王入社、デジタル・マーケティングを牽引。以後、コンサルタントとしてマーケティングのデジタル化を支援。ビジネスブレークスルー大学講師、東京大学大学院数理科学研究科客員教授、事業構想大学院大学客員教授 マーケティングサイエンスラボ(mslabo.org)所長