こんにちは、ベーシックCOO&リデザインワーク代表の林です！
日経COMEMOから「会議」についての意見募集がありましたので、書いてみたいと思います。
僕自身、会議に多くの時間を使っていたり、会議を含むコミュニケーション改革コンサルティングを行っていたりするので、日々考えているテーマでもあります。

会議を生産性の高いものにするには、大きく２つのポイントがあります。
１つ目は、会議の目的を分類し、必要性のない会議をやめること。２つ目は、会議の主な目的となる議論において、論点設定にこだわることです。

会議の種類と必要性について

そもそも会議と一概に言っても、様々な種類の目的があります。
・議論・ブレスト
・レビュー・指南
・情報共有
・報告
・承認/判断
・指示/連絡
などです。

上記を会議という手段でやることの有効性がどれくらいあるのか？を社内アンケートを取って考えてみました。
それぞれのコミュニケーション目的に合わせて、
会議なのか、チャットなのか、メールなのか、電話なのか、どの手段が有効なのかアンケートを取得しました。結果は以下の通りとなりました。

以下の目的については、会議を開くよりも、ビジネスチャットが一番有効であるという結果が出ています。
・情報共有
・報告
・承認・判断
・指示/連絡
しかも、有効だと回答した数は、会議よりもビジネスチャットで２倍以上あるからその差は歴然です。

また、その他で面白かった回答は、

というものでした。上司が報告を聞くための会議や、仲間から情報共有をしてもらう会議は、データの可視化を進めることによって必要なくなるのだと思います。
上司側も、報告がないぞ。と言って通る時代ではななくなりつつあり、気になったらトレロ、notion、asanaなどを見に行き、コメントバックする時代になっていくと思います。

このことから、会議を開くのに有効な目的は以下に限られてきます。
議論・ブレスト
レビュー・指南

レビュー・指南は、特に新卒や若手など、教える内容の理解度を確認しながら、教える場合は特に有効です。一方で、一定のビジネス経験があり、レビューをしたら後は勝手に動けるメンバーには、わざわざ会議を開く必要はないと思うので、ここはケースバイですね。

僕自身、複数の会社で会議改革プロジェクトを実施してきましたが、
シンプルに、情報共有・報告、承認・判断、指示・連絡の会議は思い切ってやめて、ビジネスチャットでの情報共有にすると決めて推進してみるだけで効果はかなり出ます。
管理職の皆さんを中心として、いや、それでは組織内のコミュニケーションや伝達が行き届かないと反対されますが、思い切ってやってみると、およそ会議は30%～50％くらい削減が出来、一方で、情報共有や意思決定は以前よりも良くなったと70％が回答することが出来ています。
会議をやめてみて、問題が起こったら再度実施するという思い切りが重要だと思います。あれやこれや言いながら、無くせないので思い切った会議断捨離をおススメします。

議論・ブレスト会議は論点設定が命

そして会議の役目として本丸なのは、議論・ブレストです。この会議の生産性や有効性を上げるためには何が必要か？
そう、論点設定です。

論点設定はとても難しいですね。
難しいからこそ、この論点をシャープに設定できるかが肝になります。
会議招集者の腕の見せ所ですし、ビジネスマンとして会議に参加したり、仕切ったりしないといけない人は必須のポータブルスキルと言えます。

みんなが思い思い、気になることを発散して終わりになることが良くあります。何が決まって、何が決まっていないのか。何について論じて、次は何について話せばよいのか。こういう経験を持っている方も多いのではないかと思います。
その問題を乗り越えるには、

「論点概要」、「原案と原案に至った理由」、「取り得るオプション」
の３つをセットで会議に臨む必要があります。

​その際、論点は、「AとBのどちらが良いか」 「～すべきか」など具体的な内容にすることが大切です。抽象度の高い「～の方針」「～考え方」についてなどはNGです。

そして、原案に伴うトレードオフがある場合はその概要を明記。他にオプションがない場合は、その旨を明記しましょう。

例えば、ある事業の成長戦略を議論する際に、
「成長戦略について議論する」だと論点がバラバラになって、それぞれが気になることを言って終わりという会議が何回か続いてしまうことになります。
以下は例ですが、

論点：成長に向けて、新規顧客の獲得に集中するべきか、
　　　既存顧客からの売上拡大に集中するべきか
原案：新規顧客の獲得に集中し、既存顧客対応営業の20％を新規顧客開拓に
　　　異動する。
　　　トレードオフとして、既存顧客の売上成長の鈍化は飲み込む
理由：既存顧客の年間売上成長率は５％にとどまっている中、新規顧客売上
　　　は全体の10％と割合は小さいが、年率30％で伸びている。既存顧客成
　　　長が0％となっても、新規顧客売上が20％成長により全体成長が実現
　　　できる

このように具体的に記載し、その論点を会議の前に事前に共有しておくことで、各自がデータを見直したりしながら、原案に対する考え方を持ち込んで議論することができます。

原案通りに決めることは目的ではなく、しっかり論点と原案を書いておくことが重要で、議論を活性化させ、よりよい原案を生み出し、よりよい意思決定ができることが重要だと思います。

原案を書く人におすすめがあります。原案は、メリットもリスクも小さい通りそうな案を持っていくのではなく、メリットもリスクも大きい案の幅で持っていくことで、議論が活性化して、何を大事にするべきかがはっきりします。上記の例のように、既存顧客の売上成長鈍化は飲み込む。とはっきり書き切ることなどは議論活性化において価値があると思います。

細かい、会議のお作法は様々ありますが、個人的には、
・会議の目的を分類し、必要性のない会議をやめる
・会議の主な目的となる議論において、論点設定にこだわる

この二点が一番インパクトが大きい会議改革だと思っています。

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#日経COMEMO #その会議必要ですか