ビジネスマナーのキホン 日経電子版で学ぶ新社会人の基礎⑦
新型コロナウイルスの感染拡大の影響で、異例の形で始まった新年度。頑張る新社会人を応援するため、日経電子版をまだよく知らない方にも分かりやすく、記事の紹介に加えて仕事に役立つ知識をお届けします。
今回からは少し目線を変えて、実際に「働く力」を身につけていきましょう。
１回目のテーマはビジネスマナーです。ビジネス上のコミュニケーションの基本は「相手を困らせない」です。言葉遣いを少し間違えていたり、しゃべり方がたどたどしかったり、メールに誤字があったり、というようなミスは相手はほとんどの場合で気にしません。例えばメールであれば改行などがあって読みやすい、といった基本的な動作の方が大事だと思います。
下で紹介するマナーが「相手を困らせない」という基本に沿っていることを意識しながら読んでみましょう。
1.電話のマナー
みなさんが普段電話をする際、ほとんどの場合にスマートフォンを使っていると思います。会社で働いていても当然スマホで連絡を取り合うことはあるのですが、社外の人と話す際には固定電話を使うことが多くなります。
新人の頃、「電話は着信音がなる前にとれ」などと先輩から言われ、実際にできるようになってしまった、という経験はありますが、そんなことより大事なのは電話相手へのマナーです。
1.1電話をかけてみる
まずは下の記事を読んでみてください。
スマホと違って固定電話は誰から誰にかかった電話か、というのが見えにくいです。そのため「〇〇商事の▲▲と申します」とはっきりと名乗る必要があります。また、電話に出てくれる相手も当然本人とは限らないので「◇◇部の☆☆様をお願いいたします」ときちんと伝えなければなりません。
つないでもらった後も「今お電話大丈夫でしょうか？」「少しお時間いただいても大丈夫でしょうか？」などと相手の都合をきちんと確認しましょう。
会話はきちんとメモしておきましょう。スマホと違って利き手で電話を持つとメモができなくなるので、最初から利き手と反対側の手で持つとバタバタせずにすみます。
1.2電話がかかってきた
電話がかかってきた場合も「はい、〇〇商事です」ときちんと社名を名乗るようにしましょう。
自分以外へかかってきた時、その人がいればいいのですが、見当たらない場合などが少し大変。下の記事に応対の仕方が書いてあるので読んでおきましょう。
電話を切るときは受話器をそっと置いて切ります。「〇〇が承りました」ともう一度名乗っておきましょう。そうすれば、電話相手が誰に伝言を伝えたかがわかりやすくなるので、その後のトラブルを防ぐことができるようになります。
2.メールのマナー
仕事先との連絡で重要になるツールのもう１つはメールです。
ビジネスメールの基本の形は
1.宛名･･･「〇〇銀行 ▲▲様」など
2.冒頭のあいさつ･･･「いつもお世話になっております」など
3.用件･･･「先日お話になっていた件で･･･」など
4.結びのあいさつ･･･「今後ともよろしくお願いいたします」など
5.署名･･･「◇◇新聞 ☆☆ 電話 03-1234-5678」など、名前や電話番号、メールアドレス
になります。ここさえ押さえておけばビジネスメールの最低限の形は保てます。署名などひな型を作って置くのもいいと思います。今後たくさんメールを送り、そして受け取ると思います。仕事相手のメールなどからも学びながらよりよい表現や見やすい形を身につけていきましょう。
ただ、やめておいた方がいい、あるいはやってはいけないマナーもあります。下の記事を読んでおきましょう。
3.名刺のマナー
名刺交換は相手との人間関係作りの第一歩です。ここで印象を良くしておくことが重要。しっかりと基本マナーを覚えておきましょう。まず下の記事を読んでみましょう。
受け取った名刺は相手との大事なつながりの１つになります。管理の仕方は人それぞれだとは思いますが、例えば「会った日付を名刺に書き込んでおく」「話した内容を記入する」「名刺アプリでいつでも見れるように管理しておく」など、自分なりの活用法を探っていきましょう。
最近ではMicrosoft TeamsやSlackといったツールやzoomを通じたオンライン会議など、コミュニケーションの手法が多様になっています。進化するビジネスのコミュニケーションにおいて明確なルールはありませんが、どのツールを使うにせよ、改めて「相手のことを第一に考える」ことが常に一番重要だ、ということを考えておきましょう。
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給与明細を読んでみよう 日経電子版で学ぶ新社会人の基礎④
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