集めた情報どう整理する？　日経電子版で学ぶ新社会人の基礎⑭

2020年6月8日 17:05

前回の「仕事に役立つ情報収集とは？」では、情報収集の方法について説明してきました。今回は集めた情報をどうやって整理して、活用していくかを考えていきましょう。

1. メモや付箋を活用しよう

テレビや新聞、ネットニュースや本など様々な情報源からインプットをする際に、重要になるのは「その情報をどう生かすか」です。せっかく新しい知識を得ても忘れてしまったり、活用できなかったりしてはもったいないです。

日々触れる情報量が多いほど、「そういえばあの話はどこで読んだっけ？」となることが増えてくると思います。忘れるのを防ぐためにも、自分が重要だと思う情報はメモに残す習慣を身に付けましょう。

一言でメモといっても、メモ帳や手帳といったアナログな方法もあれば、スマートフォンやPCのメモ機能などのデジタルな方法もあります。様々な方法を試しながら、自分にとってやりやすい方法を見つけていきましょう。

まず紹介するのが、メモを取る上で活用できる付箋です。単に書き残すだけでなく、最近では「付箋ノート」としての使い方も広がっています。ノートに直接文字を書き込まず、メモを書いた付箋のみを貼って、情報を整理する方法です。

付箋ノートのように、書き残したメモは取りっぱなしにせず、後から読み返すことが重要です。書いた日付や優先度がわかる印を書き加えておくことで、昔のメモをとっかかりに新しいアイデアが生まれることもあります。

手書きのメモだけでなく、スマホを使ってメモに残す方法もあります。大量に記録が残せたり、検索や並び替えが簡単にできたりする点が、アナログのメモにはない強みです。また以下の記事にもあるように、これからAI技術の進歩によって、データ化された大量のメモから新たな活用方法が出てくるかもしれません。

次に、アウトプットの機会を活用を考えていましょう。以下の記事にあるように、本を読んだ後に内容を誰かに説明することで理解が深まったり、逆にわかったと思っていたことがうまく説明できなかったりした経験はないでしょうか。

新しく情報を得ても、頭の中でうまく理解できていないケースもあります。その際に役に立つのが「アウトプット型の学び」です。新しく得た知識を共有したり、発信したりすることで学びを深めていく方法です。

記事中には「本を読んだらレビューを投稿する」「受けた研修の感想をSNSに投稿し、他の参加者と意見交換を続ける」などの一人でもできる方法を具体例として上げています。「誰か議論をする」ことにハードルが高いと感じる方も、身近でできる方法を考えてみましょう。

見方を変えると、ビジネスパーソンにとって仕事で相手から受け取る名刺も大切な情報です。日々名刺を交換していても、後から見返したときに顔と名前が一致しない、どんなシーンで受け取ったか忘れてしまった、という事態を防がなくてはいけません。

名刺をファイルで整理したり、データ化して残したりなど、管理の方法は様々です。ただまとめるだけでなく、名刺に記載されている情報のほかに重要なのは、出会った日付や相手の印象、そのとき交わした会話などがあります。こうした情報は自分でメモをとるなどして管理することが大切です。

アプリを使って管理する方法にも注目が集まっています。名刺の写真をとって情報をデータ化するだけでなく、アプリ上で連絡先を交換したり、転職や肩書きの変更を相手に通知したりする機能があるものもあります。

一方で、こちらから名刺を渡しても、数日後には相手に忘れられてしまう可能性があることも気をつけましょう。以下の記事にあるように、名刺交換はあくまでビジネスの入り口です。名刺を交換した以上、相手に「もう一度会ってみたいな」と思ってもらえることが次へとつながります。

▼新社会人の基礎シリーズの連載記事はこちら

ご意見やご感想、取り上げてほしいテーマなどがありましたら、下のコメント欄からお寄せください。